8월 31일 성공일지

타회사 및 외부기관과의 회의, 회의 진행, 회의 결과 보고까지 모두 성공!

 

9월 중순 이후 우리나라 최대의 명절 추석을 맞이해서 외부 기관과 협업하는 프로젝트를 맡게 되었다. 우리 회사와 타기업 및 외부기관까지 세 군데가 협업하여 프로젝트를 진행하는 것이다.

 

한 달이 채 남지 않은 기간이므로 리드타임이 필요해 즉각 회의를 소집하고 당일 행사 진행을 위한 사항을 함께 검토했다. 각자 맡은 부분에서 의견이나 입장, 기존의 노하우를 바탕으로 회의 내용이 채워졌다.

 

회의를 진행하면서 내가 컨트롤할 수 없는 부분이 발생하기도 하는데 이런 부분에 대해서는 크게 당황하지 않고 내용을 객관적으로 이해하고 인지하는 게 중요하다고 생각한다. 그리고 내가 회의에서 발언하 수 있는, 즉 책임을 질 수 있는 부분인지를 놓고 고민하였고 내가 컨트롤할 수 없는 상황이라는 판단이 들 땐 그 부분을 메모하여 우리 부서 부대빵과 대빵에게 보고하여 진행하는 방법을 사용했다.

 

회의를 통해 빠르게 취합된 정보를 바탕으로 사무실로 돌아가 부대빵과 대빵에게 회의에서 오고 갔던 내용을 종합해 보고 했다. 이때 보고를 위한 준비사항으로 보고 받는 사람의 위치에서 생각했을 때 궁금해 할 부분을 확인하고 그 부분에 포커스를 맞춰서 보고 순서를 머릿속으로 정리했다.

 

보고 순서가 정리 되었고 그에 따라 간결하고 핵심적인 내용을 언급하며 보고를 했다. 그리고 타이밍과 맥락을 살펴서 보고자가 흥미를 가질 수 있는 사항에 대해 추가로 보고했다.

 

결과적으로 보고는 물 흐르듯 진행이 되었고 궁금한 사항에 대해서도 막힘 없이 답변할 수 있었다. 보고 말미에는 다음 액션 플랜에 대한 질문이 나왔고 자연스럽게 보고 일자를 정할 수 있었다.

 

보고를 함에 있어서 전략적으로 접근해 보고자가 받고자 하는 부분에 포커스를 맞춰 준비를 했고 이 부분이 적중하여 막힘없이 보고할 수 있었다.

 

오늘도 성공했다. 하루가 지나면 지날수록 나는 성장하고 있고, 내가 맡은 분야는 계획을 세워 리드타임을 확보해 나가면서 업무를 수행한다. 이런 계획적이고 전략적인 모습이 바로 나의 진짜 모습이다.