[2/12] 직장에서 논리적으로 말하기: PREP 구조로 생각을 정리하는 법

직장에서 논리적으로 말하기: PREP 구조로 생각을 정리하는 법

안녕하세요! '직장에서 논리적으로 말하기' 시리즈의 2주 차에 오신 것을 환영합니다. 

 

지난주에는 말하기 두려움의 원인과 이를 극복하는 기본적인 방법에 대해 알아보았습니다. 이번 주에는 논리적인 말하기의 핵심, '생각을 체계적으로 정리하는 방법'에 대해 알아보겠습니다.

 

직장에서 말하기1 / 출처 : 픽사베이

여러분은 이런 경험이 있으신가요?

- 머릿속에는 많은 생각이 있는데 막상 말하려니 어디서부터 시작해야 할지 모르는 상황
- 회의에서 즉석에서 의견을 요청받았을 때 생각이 정리되지 않아 우물쭈물하는 경험
- 복잡한 정보나 아이디어를 전달하려다 청중이 혼란스러워하는 모습을 본 적
- "그래서 결론이 뭔데?"라는 질문을 받은 경험

 

이런 상황들은 모두 생각을 구조화하는 방법의 부재에서 비롯됩니다. 오늘은 이러한 문제를 해결할 수 있는 강력한 도구인 'PREP 구조'에 대해 알아보겠습니다.

 

1. PREP 구조란 무엇인가?

PREP는 Point(요점) - Reason(이유) - Example(예시) - Point(요점 재강조)의 약자로, 논리적인 메시지 전달을 위한 구조화된 프레임워크입니다. 이 구조는 군사 교육, 비즈니스 커뮤니케이션, 정치 연설 등 다양한 분야에서 효과적인 메시지 전달을 위해 사용되어 왔습니다.

 

PREP 구조의 각 요소를 자세히 살펴보겠습니다:

 

1) Point (요점)

- 전달하고자 하는 핵심 메시지나 주장을 먼저 제시합니다.
- 명확하고 간결하게, 가능하면 한 문장으로 표현합니다.
- "우리 팀은 A 프로젝트의 기한을 2주 연장해야 합니다."

 

2) Reason (이유)

- 왜 그런 주장을 하는지, 논리적 근거를 제시합니다.
- 데이터, 원칙, 규칙 등 객관적인 근거를 활용합니다.
- "현재 진행 상황을 분석한 결과, 품질 기준을 충족하면서 원래 기한 내에 완료하는 것은 불가능합니다."

3) Example (예시)

- 주장과 근거를 뒷받침하는 구체적인 사례나 증거를 제시합니다.
- 숫자, 통계, 실제 경험, 비유 등을 활용합니다.
- "지난 주 테스트에서 발견된 핵심 문제 3개를 해결하는 데만 최소 10일이 필요합니다. 유사한 프로젝트 B의 경우에도 이와 같은 문제 해결에 2주가 소요되었습니다."

 

4) Point (요점 재강조)

- 처음 제시한 핵심 메시지를 다시 강조하여 마무리합니다.
- 약간 다른 표현으로 반복하여 기억에 남도록 합니다.
- "따라서, 품질을 보장하고 프로젝트의 성공적인 완료를 위해 2주간의 기한 연장이 반드시 필요합니다."

 

2. PREP 구조의 장점

 

1) 명확성과 집중력

PREP 구조는 핵심 메시지를 처음과 마지막에 배치함으로써 청중이 주요 포인트를 놓치지 않도록 합니다. 이는 '프라이머시 효과(첫인상 효과)'와 '리센시 효과(최신 효과)'라는 인지심리학적 원리를 활용한 것으로, 사람들이 정보의 처음과 끝부분을 가장 잘 기억한다는 점을 고려합니다.

2) 설득력 강화

이유와 예시를 체계적으로 제시함으로써 주장의 설득력을 높입니다. 단순히 주장만 하는 것보다, 왜 그렇게 생각하는지 논리적 근거와 구체적인 증거를 함께 제시하면 청중의 신뢰를 얻기 쉽습니다.

 

3) 즉흥적 상황 대응

갑작스러운 질문이나 의견 요청에도 빠르게 생각을 정리할 수 있는 틀을 제공합니다. PREP 구조를 내재화하면, 준비 없이도 논리적으로 대응할 수 있는 능력이 향상됩니다.

4) 복잡한 정보 단순화

복잡한 개념이나 많은 정보를 전달할 때, 체계적인 구조는 청중의 이해를 돕습니다. PREP 구조는 정보를 소화하기 쉬운 형태로 재구성하는 데 도움이 됩니다.

 

 

직장에서 말하기2 / 출처 : 픽사베이

3. 직장 상황별 PREP 구조 활용법

1) 팀 회의에서 의견 제시하기

 

**상황**: 주간 팀 회의에서 프로젝트 방향성에 대한 의견을 요청받았을 때

**약한 구조**: "음... 저는 이 프로젝트에서 사용자 경험을 더 고려해야 한다고 생각합니다. 요즘 트렌드를 보면 UX가 중요하잖아요. 그리고 경쟁사들도 다 그렇게 하고 있고요. 그래서 좀 더 사용자 중심으로 가는 게 어떨까 싶어요."

 

**PREP 구조 적용**:

- **Point**: "우리 프로젝트의 우선순위를 기능 추가보다 사용자 경험 개선에 두어야 합니다."
- **Reason**: "최근 고객 피드백 분석 결과, 새로운 기능보다 현재 기능의 사용성 개선에 대한 요구가 3배 더 많았습니다."
- **Example**: "지난달 출시한 A 기능의 경우, 기술적으로는 우수했지만 사용성 문제로 실제 사용률은 20%에 그쳤습니다. 반면, 사용자 테스트 후 UX를 개선한 B 기능은 사용률이 70%에 달합니다."
- **Point**: "따라서, 다음 단계에서는 새 기능 개발보다 기존 기능의 사용자 경험 최적화에 리소스를 투입해야 합니다."

2) 상사에게 새 아이디어 제안하기

**상황**: 팀 생산성 향상을 위한 새로운 도구 도입을 상사에게 제안하는 상황

**약한 구조**: "부장님, 저희 팀에 새로운 프로젝트 관리 도구를 도입하면 좋을 것 같아요. 요즘 많은 회사들이 이런 도구를 쓰더라고요. 제가 몇 가지 조사해 봤는데, Tool X가 괜찮아 보여요. 한번 검토해 보시겠어요?"

**PREP 구조 적용**:
- **Point**: "부장님, Tool X 프로젝트 관리 시스템을 도입하면 팀 생산성을 30% 향상시킬 수 있습니다."
- **Reason**: "현재 우리 팀은 업무 진행 상황 파악과 협업에 평균 주당 7시간을 소비하고 있으며, 이 도구는 이 과정을 자동화하고 간소화합니다."
- **Example**: "비슷한 규모의 마케팅 팀에서 이 도구를 도입한 후, 회의 시간이 주당 3시간 감소했고, 프로젝트 완료 시간이 평균 25% 단축되었습니다. 또한 초기 투자 비용은 3개월 내에 회수될 것으로 예상됩니다."
- **Point**: "따라서, Tool X 도입은 우리 팀의 시간 절약과 효율성 향상에 큰 기여를 할 것이며, 빠른 ROI를 제공할 것입니다."

3) 질문에 즉석에서 대응하기

**상황**: 회의 중 갑작스러운 질문을 받았을 때

**질문**: "이번 마케팅 캠페인에서 소셜 미디어 광고보다 이메일 마케팅에 더 집중해야 한다고 생각하시나요?"

**약한 대응**: "음... 네, 이메일이 좋을 것 같아요. 요즘 이메일 마케팅이 다시 주목받고 있거든요. 그리고 비용도 좀 더 저렴하고..."

**PREP 구조 적용**:
- **Point**: "네, 이번 캠페인은 소셜 미디어보다 이메일 마케팅에 70%의 리소스를 배분하는 것이 효과적이라고 생각합니다."
- **Reason**: "우리 타겟 고객층의 구매 결정 과정을 분석한 결과, 소셜 미디어는 인지도 향상에 효과적이지만, 실제 전환율은 이메일 마케팅이 3배 더 높습니다."
- **Example**: "지난 분기 캠페인에서 소셜 미디어 광고의 ROI는 120%였던 반면, 이메일 마케팅의 ROI는 320%에 달했습니다. 특히 타겟 세그먼트에 맞춤화된 이메일은 일반 이메일보다 클릭률이 4배 높았습니다."
- **Point**: "그러므로, 인지도 확보를 위한 소셜 미디어의 역할을 유지하면서도, 주요 전환과 매출 증대는 이메일 마케팅에 중점을 두는 전략이 최적이라고 봅니다."

 

직장에서 말하기3 / 출처 : 픽사베이

4. PREP 구조를 효과적으로 활용하기 위한 팁

1) 핵심 메시지 미리 정의하기

일상적인 업무 상황에서는 자주 논의되는 주제나 예상 질문에 대한 핵심 메시지(Point)를 미리 생각해두는 것이 좋습니다. 핵심 메시지가 명확하면 이유와 예시는 자연스럽게 따라옵니다.

2) 데이터와 구체적 수치 활용하기

"많이", "대부분", "상당히" 같은 모호한 표현보다 "30% 증가", "5건 중 4건", "주당 7시간 절약" 같은 구체적인 수치를 사용하면 설득력이 크게 높아집니다.

3) 스토리텔링과 결합하기

예시(Example) 부분에서 단순한 사실 나열보다 짧은 이야기 형태로 제시하면 기억에 오래 남습니다. "지난 달 김 대리가 이 방식을 시도했는데, 그 결과..." 식의 접근이 효과적입니다.

4) 청중에 맞게 조정하기

같은 주제라도 청중에 따라 강조점을 다르게 해야 합니다. 경영진에게는 비즈니스 임팩트와 ROI를, 기술팀에게는 구현 방식과 효율성을 강조하는 식으로 조정합니다.

 

5) 간결함 유지하기

PREP 구조는 간결할수록 효과적입니다. 각 요소를 1-2문장으로 제한하는 연습을 해보세요. 특히 즉흥적인 상황에서는 짧고 명확한 메시지가 더 강력합니다.

 

6) 연습, 또 연습!

PREP 구조는 연습을 통해 자연스러워집니다. 일상 대화나 이메일 작성에도 이 구조를 적용해 보며 내재화하세요.

 

5. 이번 주 실행 계획: PREP 템플릿 활용하기

이번 주는 PREP 구조를 내재화하는 데 집중하겠습니다. 아래 템플릿을 활용해 매일 업무 중 하나의 주제를 PREP 구조로 정리해 보세요.

**PREP 템플릿**:

주제: ________________________________

P (Point): _____________________________
R (Reason): ____________________________
E (Example): ___________________________
P (Point 재강조): _______________________

피드백 & 개선점: _______________________

 

**도전 과제**:
1. **월요일**: 팀 회의에서 자신의 현재 업무 상황을 PREP 구조로 보고해보기
2. **화요일**: 동료에게 제안하고 싶은 아이디어를 PREP 구조로 정리해보기
3. **수요일**: 회사/팀의 문제점과 해결책을 PREP 구조로 분석해보기
4. **목요일**: 자신의 강점이나 업적을 PREP 구조로 정리해보기 (성과 평가나 승진 면담 준비)
5. **금요일**: 실제 회의나 대화에서 PREP 구조 적용해보고 결과 기록하기

 

6. 오늘의 실천 팁: 스마트폰 PREP 템플릿 만들기

스마트폰 메모 앱에 PREP 템플릿을 만들어두면 언제 어디서든 생각을 빠르게 정리할 수 있습니다. 

특히 갑작스러운 회의나 상사와의 대화 전에 1-2분만 투자해도 훨씬 논리적인 대화가 가능합니다.

**템플릿 예시 (메모 앱용)**:

P: 
(한 문장으로 핵심 주장)

R: 
(1-2개 핵심 이유)

E: 
(구체적 수치/사례)

P: 
(결론 및 행동 제안)

 

 

 

직장에서 말하기4 / 출처 : 픽사베이

 

7. 성공 사례: "PREP 구조로 승진 면접을 성공시켰습니다"

박○ ○ 님 (35세, 프로젝트 매니저)
> "6개월 전 승진 면접을 앞두고 있었는데, 항상 면접에서 생각이 정리되지 않아 어려움을 겪었습니다. PREP 구조를 알게 된 후, 예상 질문에 대한 답변을 모두 이 형식으로 준비했죠. '왜 당신이 이 직책에 적합한가?'라는 질문에 'Point: 저는 팀 생산성 향상과 리스크 관리에 강점이 있어 시니어 매니저 역할에 적합합니다. Reason: 3년간 6개 프로젝트를 모두 기한과 예산 내에 성공적으로 완료했으며... Example: 특히 지난 B 프로젝트에서는 초기에 발견된 심각한 기술적 문제에도 불구하고... Point: 이러한 문제 해결 능력과 팀 리드 경험을 바탕으로 더 큰 책임을 맡을 준비가 되어 있습니다.'라고 대답했습니다. 면접관들이 제 답변의 명확성에 감명받았다는 피드백과 함께 승진 소식을 들었을 때의 기쁨은 정말 컸습니다."

 

8. 전문가의 조언

김태우 대표 (커뮤니케이션 컨설팅 기업 '클리어메시지')
> "20년간 비즈니스 커뮤니케이션을 가르치면서 가장 효과적인 구조 중 하나가 PREP임을 확신하게 되었습니다. 특히 한국 기업 문화에서는 '결론부터 말하기'가 익숙하지 않은 경우가 많은데, PREP 구조는 이러한 문화적 도전을 극복하는 데 도움이 됩니다. 한 가지 주의할 점은 PREP를 기계적으로 적용하지 말라는 것입니다. 상황과 청중에 맞게 유연하게 조정하되, 핵심 원칙 - '명확한 메시지, 논리적 근거, 구체적 증거, 강력한 마무리' - 을 지키는 것이 중요합니다."

 

 

9. 마무리

PREP 구조는 단순하지만 강력한 도구입니다.

 

처음에는 의식적인 노력이 필요하지만, 꾸준한 연습을 통해 자연스러운 사고방식으로 발전할 수 있습니다.

 

이번 주 실행 계획을 통해 PREP 구조를 일상 업무에 적용해보세요.

여러분의 메시지가 얼마나 더 명확하고 설득력 있게 전달되는지 경험하게 될 것입니다.

 

 

다음 주에는 "설득력 있는 논점을 만드는 법: 증거와 데이터 활용하기"에 대해 알아보겠습니다.

PREP 구조의 'Reason'과 'Example' 부분을 더욱 강화할 수 있는 구체적인 방법들을 배우게 될 것입니다.

 

 

다음 주 예고 
**3주차 주제**: "설득력 있는 논점을 만드는 법: 증거와 데이터 활용하기"
- 주장을 뒷받침하는 데이터와 증거의 중요성
- 숫자와 통계를 효과적으로 사용하는 방법
- 신뢰할 수 있는 정보 출처를 찾고 인용하는 방법


여러분의 PREP 구조 적용 경험과 질문을 댓글로 남겨주세요. 함께 성장하는 여정을 계속합시다!